Come organizzare eventi in 7 passaggi fondamentali

 

Cos’è l’organizzazione di un evento: in breve

Organizzare degli eventi consiste nella pianificazione e nella realizzazione di una manifestazione che abbia come obiettivo principale quello di intrattenere, informare o celebrare un’occasione o una ricorrenza per te speciale. Gli eventi possono essere di diversa natura, come matrimoni, feste di compleanno, convention aziendali, concerti, mostre ed esposizioni, fiere, conferenze, lanci di prodotto e molto altro ancora. Per ognuno di questi eventi è necessario un processo di organizzazione ben definito, che tenga conto di molteplici fattori, come il budget, la data, il luogo, l’intrattenimento e la promozione. Ma andiamo avanti.

Perché e come organizzare degli eventi: fallo al meglio

Organizzare un evento può avere diversi scopi, come la celebrazione di un anniversario, l’incremento della brand awareness (la consapevolezza o la considerazione di un marchio), la presentazione di un nuovo prodotto o servizio, la raccolta fondi per una causa benefica e tanto altro. Indipendentemente dallo scopo, l’organizzazione di un evento richiede una serie di azioni ben pianificate e coordinate al fine di garantirne il successo.

Chi può organizzare eventi: i protagonisti

“Chiunque” può organizzare un evento, sia esso un’azienda, un gruppo di amici, un ente benefico o un singolo individuo. Ma la sua attenta pianificazione deve prevedere un focus nitido sugli obiettivi a lungo raggio, infatti  l’organizzazione di un evento di successo richiede molto tempo, impegno e conoscenza del settore. Viceversa potresti navigare a vista e non va bene. Per questo motivo, molte aziende e organizzazioni decidono di affidare la creazione e l’organizzazione dei loro eventi a professionisti del settore o a agenzie specializzate in tali servizi. Queste figure possiedono l’esperienza e le competenze necessarie, a ben dire, per garantire il successo dell’evento e offrono un’ampia gamma di servizi, dalla pianificazione alla realizzazione.

Ideare e pianificare l’evento con metodo

Quando si tratta di organizzare degli eventi, la prima cosa da fare è ideare, pianificare il tutto e non lasciare nulla al caso. Per fare questo è importante definire, magari con un piano di marketing ben calibrato, lo scopo dell’evento e il tipo di evento e le risorse a disposizione. Una volta stabiliti questi punti, sarà più facile capire la data e il luogo dove svolgere l’evento.

Scopo, tipo e budget

Definire lo scopo dell’evento è il primo passo per la sua buona riuscita. Vuoi celebrare un traguardo aziendale, lanciare un nuovo prodotto o semplicemente creare un momento di networking? Una volta stabilito lo scopo, sarà più facile scegliere il tipo di evento più adatto, come una conferenza, una festa o una presentazione. Infine, è importante stabilire il budget a disposizione per l’evento, tenendo presente che alcuni fattori, come il luogo, il catering o il service, possono incidere significativamente sul costo totale.

Data e luogo

Scegliere la data e il luogo giusti per l’evento è importante affinché abbia successo. Ma veramente. Assicurati che la data scelta non coincida con altri eventi importanti simili al tuo e che il luogo sia adatto alla tipologia di evento che hai in mente e che sia facilmente raggiungibile per i tuoi invitati. Inoltre, assicurati di prenotare il luogo in tempo per evitare sorprese all’ultimo minuto. Ecco: osserva per bene la tua concorrenza.

Come promuovere l’evento: attenzione però

Promuovere l’evento è uno dei passi più importanti nella sua organizzazione. La spinta sui canali di diffusione principali serve a far conoscere l’evento al pubblico, attirare l’attenzione e invitare le persone a partecipare. Certo, ma come farlo? Ci sono molte tecniche e strategie che possono essere utilizzate per promuoverlo, sia online che offline.

Online, è possibile utilizzare i social media, le ads su quest’ultimi, le newsletter, i siti web dedicati e i motori di ricerca per aumentare visibilità. È importante utilizzare un linguaggio accattivante e creativo per attirare l’attenzione del pubblico. Inoltre, è possibile utilizzare strumenti come i video promozionali o le immagini per creare interesse o hype attorno al fulcro della possibile manifestazione.

Offline, è possibile utilizzare volantini, affissioni, annunci sui giornali locali o radio per diffondere la parola. È inoltre possibile organizzare eventi di lancio o anteprime per creare aspettativa e curiosità. Oltremodo, è possibile rivolgersi a gruppi o associazioni che possono essere interessati all’evento per aumentare la partecipazione.

In entrambi i casi, dovresti mantenere una presenza costante e coerente sui canali di promozione scelti, per creare un’immagine forte e duratura che possa creare un engagement duraturo e solido. A tal proposito, la promozione è un processo continuo che richiede costanza e impegno, ma che alla fine può fare sul serio la differenza nella riuscita del tuo progetto.

Target di pubblico e canali di promozione

Per promuovere efficacemente il tuo evento, è importante identificare il target di pubblico al quale vuoi rivolgerti. In questo modo, potrai selezionare i canali di promozione più adatti per raggiungere il tuo pubblico obiettivo. Ad esempio, se stai organizzando un evento per un pubblico giovane, potresti utilizzare alcuni social media come Instagram e Facebook; mentre se il tuo pubblico è formato da professionisti, potresti optare per Linkedin, la posta elettronica o la pubblicità sui media tradizionali.

Ma puoi estendere il tuo raggio. In che modo? Per promuovere l’evento, puoi utilizzare diverse tecniche come: inviare inviti personalizzati, pubblicare annunci sui media locali o sulle riviste del settore, creare un sito web dedicato all’evento, ottenere il supporto di influencer o personalità del settore. L’importante è essere creativi e sfruttare al massimo le opportunità offerte dai diversi canali di promozione, per aumentare la visibilità dell’evento e attirare il maggior numero di partecipanti possibile.

Preparare l’evento senza intoppi

Preparare un evento richiede molto tempo e attenzione ai dettagli, come sempre. Ecco alcuni passi che potresti seguire per garantire che il tuo evento vada liscio come non mai:

• scegli la location: la location deve essere adeguata alle tue esigenze, in termini di dimensioni, posizione e accessibilità;
• definisci il budget: determinare quanto denaro hai a disposizione per l’evento ti aiuterà a fare scelte più informate sulla location, sul cibo, sulle attrezzature e su tutti gli altri aspetti dell’evento;
• stabilisci un programma: crea un programma dettagliato dell’evento che includa orari, attività e relatori.
• pianifica il catering: se hai intenzione di offrire cibo e bevande ai tuoi ospiti, assicurati di pianificare il catering in anticipo;
• scegli l’illuminazione più adatta: un’attenta pianificazione e progettazione illuminotecnica delle luci e dei loro colori influenza psicologicamente gli spettatori del tuo evento. Perché lasciarsi scappare questa occasione? L’illuminazione del tuo evento, infatti, è un tassello cardine per allestire un’ambientazione che sia all’altezza dei tuoi propositi e per dare un’impronta caratteristica a tutta la manifestazione in generale.
• scegli il team: seleziona un team di persone che ti aiuteranno a gestire l’evento, compresi volontari, fornitori e personale.

Gestire vuol dire anche organizzare eventi: una check list

Una volta che hai preparato l’evento, è importante gestirlo in modo efficiente per garantire che vada tutto liscio. Ecco alcuni passi che puoi seguire:

• gestisci le attività: assicurati che tutte le attività previste dal programma vengano gestite in modo efficiente e che gli ospiti siano soddisfatti. È il minimo.
• monitora il budget: tieni d’occhio il budget durante l’evento e assicurati di non superarlo. Il piano di marketing va bene?
• gestisci i problemi: essere pronti ad affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere durante l’evento e sapere come risolverli in modo rapido ed efficiente.
• fai un resoconto dell’evento: dopo l’evento, è importante valutarlo per capire cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato in futuro.